Het beheren van een wagenpark, zeker naarmate het park door de jaren heen groter is geworden, vraagt steeds meer specialistische kennis binnen uw bedrijf. Want wat te denken van de continue wijzigingen in wet- en regelgeving, fiscaliteiten omtrent de auto van de zaak, hoe krijg ik de beste inkoopcondities, etc. En hoe om te gaan met de toename in thuiswerken door de Corona-pandemie en de impact hiervan op de mobiliteitswensen van uw medewerkers. Versterkt door de noodzaak om maatschappelijk te ondernemen.
Dit is slechts een fractie van wat er allemaal komt kijken bij het optimaal beheren van uw wagenpark.
Door het outsourcen van uw wagenpark kunt u zich volledig richten op uw core business en profiteert u optimaal van de kennis en beschikbare systemen van uw externe wagenparkbeheerder. Omdat de kosten van het wagenpark vaak in de top 3 van hoogste kostenposten staat binnen bedrijven, is het van groot belang om deze kosten beheersbaar te houden.
Autoregeling is de basis!
Voor een optimaal beheer van het wagenpark is een goede autoregeling de basis. Dit geldt in principe voor elk bedrijf met meer dan 5 auto’s, maar is zeker noodzakelijk bij volledig outsourcen. In de autoregeling staan de rechten en plichten van de werkgever maar ook van de werknemer. De leasemaatschappij kan de autoregeling volledig uitvoeren en rechtstreeks contact onderhouden met uw berijders. Hierbij wordt rekening gehouden met de gestelde normen waarbij de leasemaatschappij gebruik kan maken van haar inkoopvoordelen en beschikbare informatie over actuele interessante acties, levertijden en introductie van nieuwe modellen.
Welke diensten vallen onder extern wagenparkbeheer?
In de meeste gevallen is het extern wagenparkbeheer onder te verdelen in de volgende pijlers:
- Advies
Alles start met goed advies en opstellen van een heldere autoregeling. Door het jaarlijks evalueren en updaten van de autoregeling in samenspraak met de leasemaatschappij kan er ingespeeld worden op de veranderende omstandigheden op gebied van wet- en regelgeving, ontwikkeling op gebied van o.a. elektrificering en mobiliteitswensen van de medewerkers.
Een geleidelijke overstap naar een mobiliteitsbudget voor uw werknemers kan ook onderdeel uit gaan maken van uw autoregeling. Lees hierover meer in het artikel: Mobiliteitsbudget - Wat is het en hoe werkt het? - Inkoopvoordelen
Door de schaalvoordelen van een leasemaatschappij kan er gekeken worden naar bijvoorbeeld een merkenbeleid. Want bij een groter wagenpark zijn importeurs en merkdealers vaak bereid om extra korting te verlenen. Ook heeft een merkenbeleid voordelen voor uw bedrijf in geval er medewerkers uit dienst gaan en auto’s intern doorgezet moeten worden. Verder kan geprofiteerd worden van scherpere leasetarieven doordat de leasemaatschappij inkoopvoordelen heeft op gebied van reparatie, onderhoud en banden.
Bij ProLease profiteren u en uw medewerkers bijvoorbeeld van de extra voordelen van ProLease Onderhoud Service met de gratis haal- en brengservice. - Beheer & bewaking
Bij extern wagenparkbeheer profiteert u optimaal van de beschikbare kennis en systemen bij de leasemaatschappij. Denk hierbij aan advisering over wanneer auto’s vervangen moeten worden of wanneer er te grote verschillen ontstaan tussen de werkelijke en contractuele jaarkilometrages. Ook kan de leasemaatschappij inzicht geven in het rijgedrag van uw werknemers door analyses te maken van brandstofgebruik- en verbruik, aantal en type bekeuringen, schadelast en bandenslijtage.
Voor, tijdens en na het gebruik van de leaseauto hebben uw medewerkers rechtstreeks contact met uw externe wagenparkbeheerder. Zij beheren en bewaken de uitvoering van uw autoregeling en nemen alle werkzaamheden en tijd bij uw organisatie hierover weg.
Budgetten worden bewaakt, besparingen worden gerealiseerd en u kunt zich volledig richten op uw eigen business.
- Tijd- en geldbesparing
Door het volledig outsourcen van uw wagenpark kunt u veel tijd en geld besparen gedurende de gehele looptijd van de leaseauto’s. Tijdsbesparing intern omdat uw medewerkers geen (of heel weinig) tijd kwijt zijn alle communicatie, onderhandelingen, en vragen van berijders. Er is maar een aanspreekpunt voor uw werknemers, en dat is uw externe wagenparkbeheerder. Zij voeren uw autoregeling op een professionele manier uit en beheren uw wagenpark optimaal op het gebied van kosten en flexibiliteit.
En het gaat niet altijd om de laagste prijs maar vooral om de beste (lease)voorwaarden, voor zowel uw bedrijf als de medewerkers. Deze moeten optimaal aansluiten bij de wensen van uw organisatie. - Medewerker tevredenheid
De tevredenheid van de werknemers die nu druk bezig zijn met het beheren van uw wagenpark zal alleen maar toenemen. Vaak wordt het beheer gedaan naast de eigen werkzaamheden en dat leidt uiteindelijk af van de kerntaken van uw medewerkers. Door het outsourcen van het wagenpark wordt in sommige gevallen ook de ‘emotie’ uit de discussie gehaald met uw medewerkers, de leasemaatschappij voert uit wat er staat beschreven in de autoregeling en is afgesproken met uw als werkgever.
Daarnaast zullen uw (lease)rijders ook een hogere mate van tevredenheid ervaren uw extern wagenparkbeheerder de beste, meest ideale inzet van mobiliteit kan garanderen voor uw medewerkers. Zij kunnen hierbij profiteren van de kennis, ervaring en bereikbaarheid van de medewerkers van de leasemaatschappij.
Conclusie en advies
Het beheer uitbesteden van het wagenpark levert in de meeste gevallen meer voordelen op dan het eigen beheer houden, dat is wel duidelijk. Hierbij gaat het niet alleen om de (lease)prijs vooraf, of de kosten van het outsourcen van het wagenpark, maar om de zogenaamde Total Cost of Ownership. Want u bespaart intern enorm veel tijd, en daarmee kosten, als uw medewerkers zich volledig kunnen richten op hun kerntaken en uw core business. Samen met heldere voorwaarden, een duidelijke autoregeling en afspraken m.b.t. het beheer van de (lease)contracten gedurende de looptijd, voorkomt u verrassingen achteraf en verhoogt u de productiviteit en tevredenheid van alle betrokkenen.
Uiteraard kan ProLease het volledig wagenparkbeheer voor u overnemen. Hierbij kunnen we starten met een onze unieke Mobiliteitsscan. Onze specialisten staan voor u klaar om hierbij te adviseren.